Waar begin je met AI in je bedrijf?

Je hebt AI zien werken bij anderen en je wilt ermee aan de slag, maar zodra je binnen je eigen bedrijf rondkijkt, valt het tegen om te bepalen waar je moet beginnen. Klantenservice, facturatie, offertes, planning: overal lijkt AI wel iets te kunnen betekenen, en juist daardoor blijft het bij goede voornemens. Herkenbaar, en op te lossen met een paar heldere criteria.

Wat een goed startproces kenmerkt

Niet elk proces is een geschikt eerste project. De processen die zich het best lenen voor AI delen een paar eigenschappen.

Ten eerste: het proces is repetitief en komt vaak voor. Eén keer per kwartaal een rapport samenstellen levert weinig winst op als je het automatiseert. Honderden keren per week dezelfde soort e-mail beantwoorden of dezelfde soort document beoordelen wel.

Ten tweede: de input en de gewenste output zijn allebei helder te omschrijven. Kun je iemand uitleggen wat er binnenkomt en wat er precies uit moet komen, dan kan een AI-systeem dat leren. Is de beoordeling grotendeels gevoel, ervaring of politiek binnen de organisatie, dan is het geen goed startpunt.

Ten derde: de data is er al, en staat in een systeem waar je bij kunt. Een proces waarvoor je eerst weken moet besteden aan het verzamelen en opschonen van gegevens is geen quick win, hoe kansrijk het proces verder ook is.

Ten vierde: een fout kost tijd om te herstellen, geen ernstige schade. Begin met een proces waarbij een AI-fout betekent dat iemand het resultaat corrigeert, niet met een proces waarbij een fout een klant, een medewerker of een wettelijke verplichting direct raakt.

Typische kandidaten in een MKB-bedrijf: het voorsorteren van binnenkomende e-mail of aanvragen, het samenvatten van lange documenten voor een collega, het invullen van standaardformulieren op basis van bestaande gegevens, en het beantwoorden van veelgestelde vragen van klanten voordat een mens het overneemt.

Waar je beter niet begint

Even belangrijk als weten waar je wel begint, is weten waar je niet begint. Twee categorieën vragen om extra voorzichtigheid.

De eerste is elk proces waarbij een AI-systeem zelfstandig een beslissing neemt over een persoon, zonder dat iemand meekijkt. Denk aan het automatisch afwijzen van een sollicitant of het automatisch aanpassen van een betalingsregeling. Dat is niet alleen risicovol voor je reputatie, het valt ook onder strengere Europese regels. De AI-verordening van de EU noemt systemen voor werving en selectie van personeel, en systemen die de kredietwaardigheid van mensen beoordelen, expliciet als voorbeelden van AI met een hoog risico, juist omdat de uitkomst iemands levensonderhoud raakt. Voor dat soort toepassingen gelden zwaardere eisen aan documentatie, menselijk toezicht en risicobeheer, nog voordat je aan de bouw begint. Bekijk het overzicht van hoogrisicosystemen uit de AI-verordening als je wilt weten of jouw proces hieronder valt.

De tweede categorie is elk proces waarvan je de uitkomst niet kunt meten. Als je na drie maanden niet kunt zeggen of het sneller, goedkoper of beter is gegaan, kun je ook niet bijsturen. Begin liever klein en meetbaar dan groot en onzeker.

Hoe je dit in de praktijk herkent

Een goed voorbeeld van een proces dat aan alle criteria voldoet, is een handmatig e-mailproces dat overloopt van herhaling. Bij MEA Beveiliging verwerkte het bedrijf alle installatiemeldingen van zijn dealers handmatig via e-mail: 50+ dealers en honderden voertuigen per jaar, met chaos en vertragingen als gevolg. Dat proces was repetitief, had heldere in- en uitvoer en een beoordeling zonder verborgen politiek. Daardoor kon het volledig geautomatiseerd worden in een dealer- en certificeringsplatform: dealers beheren nu hun eigen installaties en certificaten worden direct gegenereerd. Inmiddels lopen 50+ dealers en 768 voertuigen via het platform. Details en achtergrond staan op onze projectenpagina.

Dat is precies het patroon om naar te zoeken in je eigen bedrijf: niet het proces met het meeste aanzien, maar het proces met de meeste herhaling en de minste onduidelijkheid.

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Een paar stappen om morgen mee te beginnen.

Maak een lijst van vijf processen die vaak voorkomen en veel tijd kosten. Denk aan alles wat met e-mail, formulieren of documenten te maken heeft, dat is meestal de rijkste jachtgrond.

Toets elk proces aan de vier criteria: komt het vaak voor, zijn in- en uitvoer duidelijk, is de data beschikbaar, en is een fout goedkoop te herstellen. Streep alles weg dat op een van de vier vastloopt.

Check bij wat overblijft of er een directe beslissing over een persoon in zit, zoals aanname, ontslag, krediet of een vergelijkbaar zwaar besluit. Is dat zo, leg het apart en behandel het met extra zorgvuldigheid, of begin er nog niet aan.

Kies uit wat overblijft het proces met de meeste herhaling, en spreek vooraf af hoe je over een paar maanden meet of het gelukt is: minder tijd, minder fouten, of sneller antwoord aan de klant. Zonder die meetlat weet je na afloop niet of je iets hebt bereikt.

Twijfel je welk proces in jouw bedrijf het beste startpunt is, of wil je sparren over hoe je zo'n eerste stap zorgvuldig opzet? Neem gerust contact met ons op.